Aplikacje / programy informatyczne

Aplikacje / programy informatyczne

Aplikacje / programy informatyczne służące do realizacji zadań związanych z zarządzaniem.

1. Planowanie projektu

Narzędzie którego będziemy używać powinno przede wszystkim pomóc w szczegółowym zaplanowaniu celów i zadań projektu oraz wizualnie przedstawiać, jak łączą się one ze sobą. Dzięki niemu możemy dokładnie określić harmonogram realizacji, zrozumieć ścieżkę jego realizacji, czy przypisać poszczególnym osobom współpracującym konkretne zadania. 

Microsoft Projekt

Aplikacja wspomagająca zarządzanie projektami, zasobami, czasem i finansami projektu. Jest to wyspecjalizowany, zaawansowany i bardzo popularny system oferujące czytelne narzędzia do planowania działań, budowy harmonogramów, nadzorowania realizacji projektów i raportowania.

2. Zarządzanie zadaniami

Pomoc w zarządzaniu zadaniami jest zazwyczaj najbardziej pożądaną i najczęściej występującą funkcją w programach służących do zarządzania projektami. Przede wszystkim chodzi tutaj o  określenie zadań, przypisanie ich osobom, określenie terminu ich wykonania oraz sprawdzenie i  potwierdzenie, że zadania zostały wykonane.

Basecamp

Jedno z  najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami, jest szeroko stosowane przez managerów różnego stopnia. W bardzo jasny i przejrzysty sposób pozwala zarządzać wieloma projektami z 1 panelu administracyjnego. Obsługuje wszystkie formaty plików, począwszy od dokumentów, a skończywszy na zdjęciach do tekstów.

3. Praca na wspólnych dokumentach

Każdy projekt opiera się w dużej mierze na różnego typu dokumentach. Aby znacznie ułatwić sobie pracę oraz podnieść efektywność prowadzonych działań warto dla wszystkich osób zapewnić dostępne miejsce gdzie będą gromadzone i przechowywane elektroniczne wersje dokumentów związanych z projektem. Takie rozwiązanie sprawdzi się znakomicie w sytuacji kiedy osoby pracujące w zespole projektowym mieszkają w różnych miejscach i nie mają możliwości regularnie się spotykać. Dla takiego zespołu wysyłanie maili z modyfikowanymi ciągle załącznikami może szybko przemienić się w prawdziwy koszmar. Funkcja współdzielenia dokumentów stanowi podstawę większości internetowych narzędzi związanych z zarządzaniem projektami. 

Microsoft SharePoint

Dzięki niemu uzyskujemy jedno miejsce, w którym znajdują się wszystkie ważne dokumenty. Biblioteki w SharePoint pozwalają bezpiecznie przechowywać dokumenty oraz określić poziom dostępu dla każdego z pracowników. Oprócz możliwości organizowania plików w foldery, możemy opisywać dokumenty metainformacjami (czyli „informacjami o informacji”), które ułatwiają ich odnajdywanie według różnorodnych kryteriów. Mamy także działający w tle wydajny silnik wyszukiwawczy, który dostarczy wszystkie dokumenty zawierające poszukiwany tekst. Jedną z  najmocniejszych stron tego systemu to automatyzacja obiegu dokumentów (workflow) łącząca pracę z dokumentami z innymi wydarzeniami.

4. Radzenie sobie z problemami i usterkami

Przy zarządzaniu zadaniami każde zadanie ma przypisaną osobę, status oraz termin wykonania. W niektórych przypadkach niezbędne jest posiadanie narzędzia, które będzie pomocne przy komentowaniu i dyskusjach dotyczących poszczególnych pozycji, przypisywaniu stopnia ważności sprawom bądź problemom, wysyłaniu aktualizacji i nowych informacji, załączaniu dodatkowej dokumentacji jak np. printscreen związany z omawianym problemem. W  przypadku projektu technicznego takie narzędzie wykorzystywane jest do śledzenia pojawiających się lub wymagających naprawy błędów, jak również przechowywania informacji i rozwiązań związanych z tymi błędami.

Jira

Dokładnie takim narzędziem okazuje się Jira czyli oprogramowanie firmy Atlassian służące do śledzenia błędów oraz zarządzania projektami.

5. Śledzenie czasu realizacji

Jeżeli projekt przeprowadzany jest po raz pierwszy, warto jest wiedzieć ile dokładnie czasu na wykonanie poszczególnych zadań poświęcają osoby w zespole. Zebranie takich danych wbrew pozorom nie jest takie proste

Microsoft Projekt

W programie Microsoft Project znajdziemy narzędzia, które umożliwiają wysyłanie żądania arkuszy ewidencji czasu pracy oraz ich otrzymywanie przez email, a także późniejsze automatyczne przesyłanie tych informacji do planu projektu.