Narzędzia informatyczne w biznesie

Narzędzia informatyczne w biznesie

Narzędzia informatyczne wykorzystywane w dzisiejszych czasach, nie tylko ułatwiają wykonywanie codziennych zadań, ale ujednolicają zasady oraz upraszczają procesy. Są to aplikacje / programy, które służą przede wszystkim do realizacji 6 głównych zadań związanych z zarządzaniem:

1. Narzędzie informatyczne – planowanie projektu:

Narzędzia informatyczne

Używane przez nas narzędzie powinno przede wszystkim pomóc w szczegółowym zaplanowaniu celów i zadań projektu oraz wizualnie przedstawiać, jak łączą się one ze sobą. Dzięki niemu możemy dokładnie określić harmonogram realizacji, zrozumieć ścieżkę jego realizacji, czy przypisać poszczególnym osobom współpracującym konkretne zadania.

Za przykład możemy podać Microsoft Projekt.

Aplikację wspomagającą zarządzanie projektami, zasobami, czasem i finansami projektu. Jest to wyspecjalizowany, zaawansowany i bardzo popularny system oferujące czytelne narzędzia do planowania działań, budowy harmonogramów, nadzorowania realizacji projektów i raportowania.

2. Narzędzie do zarządzanie zadaniami:Narzędzia informatyczne

Pomoc w zarządzaniu zadaniami jest zazwyczaj najbardziej pożądaną i najczęściej występującą funkcją w programach służących do zarządzania projektami. Przede wszystkim chodzi tutaj o określenie zadań, przypisanie ich osobom, określenie terminu ich wykonania oraz sprawdzenie i potwierdzenie, że zadania zostały wykonane.

Najbardziej znanym narzędziem z tej kategorii jest Basecam.

Stworzony przez 37signals z  myślą o zwiększeniu wydajności komunikacji między użytkownikami. Jedno z  najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami, jest szeroko stosowane przez managerów różnego stopnia. W bardzo jasny i przejrzysty sposób pozwala zarządzać wieloma projektami z 1 panelu administracyjnego. Obsługuje wszystkie formaty plików, począwszy od dokumentów, a skończywszy na zdjęciach do tekstów.

Zawiera bardzo dobrze przemyślane funkcję, które są przyjazne dla użytkownika:

  • Listę ostatnio dodanych / zmienionych rzeczy na stronie głównej
  • Kalendarz za zbliżającymi się terminami
  • Blog z możliwością komentowania
  • Listę rzeczy do zrobienia
  • Edytor dokumentów
  • Czat

Jego najsilniejszym elementem jest edytor dokumentów. Pozwala na pracę nad jednym dokumentem wielu osobom, przy czym zachowuje wszystkie wcześniejsze wersje i możliwość ich porównania ze sobą. Kolejną bardzo użyteczną funkcją jest opcja zapamiętywania danych do logowania. Dzięki czemu po ustawieniu strony startowej, przy każdym włączeniu przeglądarki wiemy od razu czy nie zbliża się jakiś ważny termin lub czy współpracownicy czegoś nie dodali.

3. Praca na wspólnych dokumentach:Narzędzia informatyczne

Każdy projekt opiera się w dużej mierze na różnego typu dokumentach. Aby znacznie ułatwić sobie pracę oraz podnieść efektywność prowadzonych działań warto dla wszystkich osób zapewnić dostępne miejsce gdzie będą gromadzone i przechowywane elektroniczne wersje dokumentów związanych z projektem. Takie rozwiązanie sprawdzi się w sytuacji kiedy osoby z zespołu projektowego mieszkają w różnych miejscach i nie mają możliwości na regularne spotkania. Dla takiego zespołu wysyłanie maili z modyfikowanymi ciągle załącznikami może szybko przemienić się w prawdziwy koszmar. Funkcja współdzielenia dokumentów stanowi podstawę większości internetowych narzędzi związanych z zarządzaniem projektami.

Możemy za przykład podać opisany wyżej Basecamp oraz inny program mający rozbudowaną funkcję współdzielenia dokumentów np. Microsoft SharePoint.

Dzięki niemu uzyskujemy jedno miejsce, w którym znajdują się wszystkie ważne dokumenty. Biblioteki w SharePoint pozwalają bezpiecznie przechowywać dokumenty oraz określić poziom dostępu dla każdego z pracowników. Oprócz możliwości organizowania plików w foldery, możemy opisywać dokumenty metainformacjami (czyli „informacjami o informacji”). Ułatwiają ich odnajdywanie według różnorodnych kryteriów. Mamy także działający w tle wydajny silnik wyszukiwawczy, który dostarczy wszystkie dokumenty zawierające poszukiwany tekst. Jedną z  najmocniejszych stron tego systemu to automatyzacja obiegu dokumentów (workflow) łącząca pracę z dokumentami z innymi wydarzeniami.

4. Narzędzia do współdzielenia kalendarzy i listy kontaktów:Google Calendar

Wspólne listy kontaktów oraz wspólny kalendarz mogą mieć bardzo duży wpływ na efektywność działań w projekcie. Zdarzają się sytuację, kiedy trzeba zorganizować spotkanie kilku osób z zespołu projektowego. Właśnie wtedy dostęp do kalendarzy ich wszystkich bywa bardzo pomocny i pomaga zaoszczędzić dużo czasu.

Jednym z najbardziej popularnych narzędzi jest Microsoft Outlook.

Pozwala on na stworzenie wspólnego kalendarza, problemem może jednak być przyzwyczajenie osób do regularnego uzupełniania kalendarza.

Jeżeli nasz projekt jest głównie oparty na kalendarzu, najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z Google Calendar. Pozwala on na prowadzenie jednocześnie własnego kalendarza oraz kalendarza projektu, możemy również udostępniać go innym oraz wspólnie ustalać harmonogram spotkań. Oprócz tego jest przyjazny w użyciu.

5. Radzenie sobie z problemami i usterkami: Jira

Przy zarządzaniu zadaniami każde zadanie ma przypisaną osobę, status oraz termin wykonania. W niektórych przypadkach niezbędne jest posiadanie narzędzia, które będzie pomocne przy:

  • komentowaniu i dyskusjach dotyczących poszczególnych pozycji,
  • przypisywaniu stopnia ważności sprawom bądź problemom,
  • wysyłaniu aktualizacji i nowych informacji,
  • załączaniu dodatkowej dokumentacji jak np. printscreen związany z omawianym problemem.

W  przypadku projektu technicznego takie narzędzie wykorzystywane jest do śledzenia pojawiających się lub wymagających naprawy błędów, jak również przechowywania informacji i rozwiązań związanych z tymi błędami.

Dokładnie takim narzędziem okazuje się Jira czyli oprogramowanie firmy Atlassian służące do śledzenia błędów oraz zarządzania projektami.

6. Narzędzia do śledzenia czasu realizacji: Project

Jeżeli projekt przeprowadzamy po raz pierwszy, warto wiedzieć ile czasu na wykonanie poszczególnych zadań poświęcają osoby w zespole. Zebranie takich danych wbrew pozorom nie jest takie proste.

W programie Microsoft Project

znajdziemy narzędzia, które umożliwiają wysyłanie żądania arkuszy ewidencji czasu pracy oraz ich otrzymywanie przez e-mail, a także późniejsze automatyczne przesyłanie tych informacji do planu projektu.

Wybór narzędzia informatycznego do zarządzania jest kwestią indywidualną dla każdego projektu. Wszystko zależy od tego czy potrzebujemy programu, który będzie posiadał wszystkie wyżej wymienione funkcję, czy narzędzia, które pomoże nam w kluczowych obszarach np. w zarządzaniu zadaniami, śledzeniu czasu czy też pracy na jednym dokumencie. To właśnie od odpowiedzi na te pytania zależy, który program będzie dla nas najlepszym rozwiązaniem.